Välkommna förändring

Att förbättra något betyder inte att det är dåligt nu utan just att det går att göra bättre – lite lättare att använda, lite snyggare, lite mer funktionalitet, lite billigare etc. Det mesta går att skruva på så det blir lite bättre. Därför ska vi välkomna förändring!

Välkomna förändring

Varför ska vi välkomna förändring? För att vi måste – nej för att förändring möjliggör förbättring.

Att förbättra något betyder inte att det är dåligt nu utan just att det går att göra bättre – lite lättare att använda, lite snyggare, lite mer funktionalitet, lite billigare etc. Det mesta går att skruva på så det blir lite bättre. För att åstadkomma förändring behöver vi göra annorlunda imorgon jämfört med hur vi gör idag. Om vi gör så som vi alltid har gjort kommer vi att få samma resultat. För att förändringen ska leda till en förbättring är det viktigt att vi rustar oss med de förhållningssätt, kunskaper och metoder som leder oss framåt.

Förhållningssätt – hur behöver vi vara

För att aktivt arbeta med ständiga förbättringar är det viktigt att vi väljer hur vi ska förhålla oss till uppgiften, varandra och oss själva. Det är viktigt att komma ihåg att även om inte alltid uppgiften eller förutsättningarna går att välja så kan vi välja hur vi ska förhålla oss och vara.

Att ha fokus på:

Användaren I allt vi gör är det viktigt att ha fokus på vem som finns på andra sidan – den som ska använda den tjänst eller produkt vi jobbar med. Det kan vara ett IT-stöd för medarbetarna i regionen, en tjänst för våra invånare eller en presentation av ett kunskapsområde.

För att bibehålla fokus på användaren är det viktigt att tänka på att: - Ha fokus både på själva produkten/tjänsten och användningen av den. Vi behöver alltså skilja på att ha levererat en produkt/tjänst och att ha säkrat att den används och ger effekt hos användaren.

• Hela tiden vara nyfiken på våra intressenter och lyssna på deras utmaningar, behov och framgångsfaktorer. Det är i deras berättelser vi hittar vad det verkliga behovet är – det som vi ska jobba fram en lösning på.

• Koppla det vi gör till vilket kundvärde det levererar – vad blir effekten för kunden och hur mäter vi det. Att sätta sig in i kundens situation innebär också att se användningen av just din produkt/tjänst utifrån det sammanhang som kunden använder den i.

Trygghet och tillit till varandra För att producera och leverera tjänster och produkter som möter kundernas behov behöver olika kompetenser och personer jobba tillsammans. Det är när perspektiv möts som nya lösningar definieras. Det team som har ansvar för sin produkt eller tjänst känner sina användare bäst och bör därför ha en hög grad av självbestämmande kring hur kundernas behov ska lösas. För att det ska fungera behöver det finnas stor tillit till varandra inom teamet men också en tillit till at teamet löser uppgiften från den övriga organisationen.

För att jobba för trygghet och tillit till varandra är det viktigt att tänka på att:

• Vara ödmjuka och öppna för att ta in varandras perspektiv. Teamet har en uppgift att lösa tillsammans och i det arbetet bidrar vi med olika kompetenser.

• Teamet behöver gemensamma spelregler, som alla i teamet har accepterat och kvitterat. Det kan till exempel handla om vilka verktyg teamet jobbar med, hur mötesordningen ser ut, hur vi fattar beslut, hur vi vet vem som gör vad etc. Alla team är unika och det är viktigt att alla jobbar igenom sina spelregler. I det arbetet finns förutsättningar som kommer från organisationen men dessa bör vara så få som möjligt.

• Som team är det viktigt att ha fungerande nätverk med andra team som jobbar med liknande produkter/tjänster eller med samma intressenter.

Lärande Vi vet inte vad vi behöver veta imorgon men vi vet att det finns något att lära, därför behöver vi vara duktiga på att hela tiden ha fokus på att vara öppna för ny kunskap. Ny kunskap finns överallt – hos våra användare, hos våra kollegor, hos oss själva och i omvärlden.

För att lära sig så mycket som möjligt är det viktigt att tänka på att:

• Regelbundet blicka tillbaka på och utvärdera vad vi som team har levererat och hur vi genomförde arbetet. Vad fungerade bra och vad kan vi göra bättre till nästa gång?

• Hjälpa varandra att veta att jag är på rätt spår genom dagliga avstämningar där varje individ får möjlighet att beskriva vad hen/hon gjorde igår, ska göra idag och behöver hjälp med från kollegorna.

• Att välkomna när det inte blir som vi hade tänkt och se det som ett tillfälle till lärande.

• Vara duktiga på att identifiera vad som är det viktigaste för oss att vi lär oss just nu för att komma vidare i vårt arbete.

Kunskaper – vad behöver vi kunna

När vi väl har etablerat ett förhållningssätt, vad behöver vi då kunna för att jobba i förändring med att ständigt förbättra våra produkter och tjänster och hur vi genomför vårt arbete.

Att ha fokus på:

Leverera kontinuerligt Bästa sättet att veta om det vi levererar löser behoven hos våra användare är att de får testa. För att kunna göra det är det viktigt att vi så tidigt som möjligt kan erbjuda en produkt eller tjänst som våra användare får möjlighet att prova in sin vardag – det blir en bra utgångspunkt för att förädla produkten/tjänsten tillsammans.

För att kunna leverera kontinuerligt behöver vi också jobba med en prioriterad backlogg/uppgiftslista som är avstämd med våra intressenter. Backloggen är teamets gemensamma prioritering vilket gör att vi riktar fokus på samma sak och bidrar i det arbetet med våra olika kompetenser.

Läs och se mer om: - Användartester Länk till annan webbplats. - MVP (Minimum Viable Product Länk till annan webbplats.

Lyssna och beskriva Om vi ska leverera det som löser våra användares behov är det viktigt att lyssna och bjuda in till dialog. Det kan vi göra genom att besöka dem i deras vardag och studera hur de arbetar, bjuda in till demonstrationer, visa prototyper, uppmana till återkoppling etc. Ställ gärna frågan varför några gånger för att komma åt det verkliga behovet. När vi är trygga med varandra och det vi gör blir det lättare att släppa iväg det som ännu inte är färdigt. Kom ihåg att använda frågan varför flera gånger för att hitta fram till det verkliga behovet.

Läs och se mer om: - En liten film på temat varför Länk till annan webbplats.

Identifiera förutsättningar Förutsättningar kommer från två håll. Organisationen har ett antal förutsättningar som teamet behöver förhålla sig till. Det är viktigt att dessa inte blir begränsande och att teamet kan ifrågasätta om de verkligen behövs. Teamet har också ansvar för att identifiera och beskriva vilka förutsättningar de behöver för att leverera sina produkter och tjänster på ett mer ändamålsenligt sätt.

Metoder

Mer om metoder och verktyg Länk till annan webbplats..