Skapa tillgängliga dokument
Vi publicerar främst innehåll som webbsidor, som är lättare att hitta, använda och underhålla än dokument. Använd helst inte PDF:er på webben! Om innehållet publiceras i andra format än webbsidor (t.ex. Word eller PDF) gör vi det svårare att komma åt informationen eftersom de kräver extra programvara.
Använd PDF endast för dessa fall:
- Väldigt långa dokument som är tänkta att skrivas ut för att läsas
- Statiska dokument där det är viktigt att layout, grafik och innehåll alltid presenteras på samma sätt
- Dokument som enligt lag måste se ut på ett specifikt sätt
- Dokument med tabeller som har många kolumner eller innehåller matematiska formler eller annat som kräver särskilda dokumentformat
Märk eller tagga innehållet
PDF-dokument är inte automatiskt tillgängliga och kan inte läsas av hjälpmedelsanvändare om de skapats på fel sätt. För att hjälpmedelsprogrammen ska kunna läsa upp dokumentet rätt måste innehållet vara uppmärkt (taggat). Genom uppmärkning vet programmen vad som är rubrik, vanlig text och bildtext. Om innehållet på sidorna inte är taggat funkar hjälpmedlen sämre och det är svårt att urskilja vad som är rubriker, text och bilder.
Skapa tillgänglig PDF i Word
Ett enkelt sätt att göra PDF tillgänglig är att märka upp innehållet korrekt i ett Word-dokument, som du sedan använder för att skapa en PDF. När du skriver dokumentet gör du det största jobbet med att göra det tillgängligt. Följ dessa instruktioner:
- Använd formatmallarna i Word för att märka upp (tagga) text och rubriker - använd "Rubrik 1" <H1> för kapitel och "Rubrik 2" <H2> för avsnitt inom kapitel.
- Gör punktlistor med verktyget punktlista
- Gör numrerade listor med verktyget numrerade listor
- Använd helst inte text i flera kolumner. Om du måste göra det - använd verktyget för att skapa kolumner (format, spalter)
- Använd verktyget "Infoga tabell" för att skapa tabeller. Använd bara tabeller för tabelldata.
- Använd verktyget "Infoga hyperlänk" för att lägga in länkar till webbsidor eller bokmärken i dokumentets innehåll.
- Skriv alternativtext till bilder, tabeller och diagram. Högerklicka på objektet och välj "Formatera bild", "Tabellegenskaper" respektive "Formatera diagramyta". Välj sedan "Alternativtext". I äldre Word-versioner heter det "Beskrivning".
- Använd skarpa kontraster: exempelvis svart på vitt, svart på ljusgrått. Undvik färger och bakgrunder som har låg kontrast: exempelvis grönt på rött, blått på rött.
- Spara dokumentet genom "Spara som" och välj PDF - då följer formateringen (taggningen) med.
- I spara-fönstret klickar du på "Alternativ" och kontrollerar så att följande val är markerade: "Dokumentstruktur", "Visa taggar för dokumentstruktur" och "Skapa bokmärken med rubriker".
- Se till att kopiering av dokumentet är tillåtet - det görs i säkerhetsinställningar i Acrobat.
Skapa tillgängliga PDF-filer.
Länk till annan webbplats.
Undvik
- Lägg inte viktig information i sidhuvud och sidfot, eftersom de inte läses upp i en PDF.
- Välj inte fetstil för rubrik
- Använd inte blankrad för att skapa mellanrum
- Använd inte tab för att skapa spalter eller tabeller
- Inskannade dokument tolkas som bild och inte text och är därför inte tillgängligt. Hjälpmedel kan inte läsa upp innehållet.
Gör inskannat dokument tillgängligt
- Det gör du genom att konvertera de skannade bilderna till sökbar text genom optisk textidentifiering (OCR).
Senast ändrad:
